効果を生む内容証明郵便を即日相談・作成・郵送致します。 内容証明郵便とは、読んで字の如く、“内容”を“証明”する“郵便”です!ということは、相手に不利な“内容”を“証明”してしまうリスクもあります。内容証明郵便は法律的に正しい主張を迅速に相手に伝えることが重要です。
相手方から名誉棄損・脅迫・恐喝として訴えられた。相手方に有利な証拠を与えてしまった。内容の不備を指摘された。不備があり、権利を行使できなかった。ハガキでクーリングオフできると思っていた。などご相談はお任せください。
内容証明の書き方
内容証明の作成 内容証明の作成には一定のルールがあります。
まず、内容証明は文書を取り扱うことになっておりますので、例えば小包を一緒に送るとかはできません(もちろん、付随して普通郵便で小包を送ることは可能ですが)。あくまで文書、それも一定の記載内容を遵守したものと限られています。
その記載内容ですが、次のようになっております。
縦書きの場合
・1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合
・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内
ここで字を指すものはカナ、漢字、数字、一般に記号として認識されているもの、カッコ、句読点などをいいます。英字に関しては固有名詞(例:PC?47タイプ、MAXEL株式会社など)とされているものについては使用が許されていますが、例えば英文で内容証明を書くことはできません。
枚数は何枚でも構いませんが、一枚目と二枚目、二枚目と三枚目ノと続く部分には契印を押す必要があります。
内容を書き終えたら、最後に日付と住所、氏名を記した上で氏名の下に印を押し、最後に差し出す相手方の住所、氏名を記すことになります。この場合に法人であれば法人名称と代表者の名前を記すことになります。
尚、文章に間違いがあった場合には横線などで修正したうえで訂正印を押すことになりますが、一々間違いがあるたびに訂正印を押すのは面倒ですので、余白部分に捨て印として押しておき、「5行目2字訂正」などと記載していく方が簡易ではないかと思います。
記載ルールを守っていれば市販で売られている内容証明用紙である必要はなく、ワードなどに文面を作成して普通紙にプリントアウトすることで作成することもできます。ただし三通必要になるということはお忘れなきよう。もちろん三通とも同じ内容のものでなければなりません。
内容証明を郵便局へ提出 さて、内容証明の文案が完成、作成まで済ませましたら、今度は作成した三通の内容証明を郵便局に持参することになります。ただ、ここで内容証明を持っていく郵便局はどこでもいいというわけではありません。配達を行う郵便局等に持参することになります。例えば新宿なら新宿郵便局などです。
これらの郵便局に足を運ぶと内容証明などを取り扱っているコーナーがありますのでそちらに出向きます。表面に相手方の住所を、裏面に自分の住所を記載した封筒(封はしない)を用意しておき、書留郵便物受領証に差出人と受取人の記載などを済ませておくと窓口での手続が早く済みます。窓口では内容証明の中身をチェックしてもらって証明印を押してもらいます。そのうち一通を内容証明として相手方に送付し、もう一通は郵便局が謄本として保管し、最後の一通は差出人が控えとして残しておくことになります。
この時、大抵は配達証明もつけるかどうか尋ねられると思います。内容証明は何月何日に誰から誰へどのような手紙が差し出されたかを証明するのですが、実際に配達されたかどうかは証明してくれません。ここで配達証明をセットにすることにより、配達もされたのだということが証明されますので、つける必要がない理由がある場合以外には配達証明もつけてもらった方がいいでしょう。配達証明については尋ねられない場合もあるかもしれませんが、必要な場合にはつけてもらうよう言っておきましょう。
全て終われば受取人へと送られる内容証明を封筒に入れて封をし、代金を払って終わり。後は届けてもらうのを待つだけとなります。
尚、現在ではインターネットを通じて内容証明を送付してもらうことも可能となっております。これを利用すれば24時間いつでも内容証明を出すことができる(ただ、実際に配達するのは郵便局員ですので相手方に送られるのは郵便局が業務をしている時間帯に限られるということになりますが)ようになりました。
ただ、便利な反面、専用ソフトのダウンロードや料金納付の手続などをしなければならず、意外と出すまでが煩雑です。日頃は出さないけれど一回内容証明を出してみる、というような場合には正直お勧めいたしません。
郵便局に提出した後は まず、三通出した謄本のうち一通が渡されるわけですが、これは後々証拠となりうるものですので大切に保管しておきましょう。
また、書留郵便物受領証についても大切に保管しておいた方がいいでしょう。というのも、例えば自己が保存している内容証明の謄本を万一紛失したりした場合でも五年以内であれば再度証明(同一内容の謄本を作った場合にそこに証明印を押してもらえる制度)をしてもらったり、郵便局が預かっている謄本を閲覧することなどができますが、ただし、これらをするには書留郵便物受領証が必要となってきます。そのため、万一に備えて書留郵便物受領証も保管しておきましょう。
また、配達証明を付けていた場合には、一週間ほどすれば郵便物配達証明書の葉書が送付されてきます。これも何時配達されたかを証明するものですから、きちんと保管しておきましょう。